10 lat portalu strefajob.pl – rozmowa z Moniką Markiewicz i Anną Opiołką

Strefajob.pl to autorskie narzędzie stworzone przez Job Impulse Polska. Z jednej strony pozwala użytkownikom błyskawicznie podjąć pracę dorywczą, a z drugiej – jest wsparciem dla pracodawców, którzy potrzebują dodatkowych „rąk do pracy” na krótki czas. W tym roku portal obchodzi swoje 10. urodziny. To doskonała okazja, aby powspominać i przybliżyć historię strefy. Od czego wszystko się zaczęło? Jakie były punkty przełomowe? Co wyróżnia portal strefajob.pl? Na te pytania najlepiej odpowiedzi znają Monika Markiewicz – Project Manager oraz Anna Opiołka – Menedżer Rozwoju Linii Biznesowej strefajob.pl, które są związane ze strefą od jej początków i znają to narzędzie od podszewki.

Jak wyglądały początki portalu strefajob.pl? Z czego wynikała potrzeba stworzenia tego narzędzia?

Ania: Wszystko zaczęło się kilkanaście lat temu od inwentaryzacji i poszukiwania osób do liczenia towaru dla jednego z naszych partnerów biznesowych. Wówczas proces ten odbywał się całkowicie „ręcznie”, wyłącznie z udziałem rekrutera, który mozolnie tworzył bazę kandydatów, obdzwaniał ich i proponował poszczególne jednodniowe zlecenia. Następnie dla każdego zleceniobiorcy przygotowywany był komplet fizycznych dokumentów do zatrudnienia, które należało wysłać pocztą tradycyjną do poszczególnych osób. Był to bardzo uciążliwy proces, tym bardziej że skala projektu z każdym miesiącem rosła. „Papierologia” stawała się zbyt czasochłonna. To wtedy, 10 lat temu, pojawił się pomysł wystawiania umów w wersji online. To był kluczowy moment, od którego zaczęła się istna rewolucja. Od tej chwili obsługa inwentaryzacji i innych krótkoterminowych zleceń zmieniła się o 180 stopni.

Monika: Można powiedzieć, że strefa przez te 10 lat miała różne „oblicza”, ale cel był od początku jeden – dotarcie ze wszystkimi niezbędnymi do zatrudnienia dokumentami wszędzie tam, gdzie rekrutujemy ludzi. Chcieliśmy ułatwić ludziom podejmowanie prac dorywczych, a sobie niejako – ich obsługę.

A: Komfortem były zlecenia odbywające się w miastach, w których Job Impulse miał swoje oddziały – to tam z początkiem miesiąca ustawiały się kolejki chętnych do podjęcia dodatkowego zatrudnienia.

M: Pamiętam te kolejki od rana do wieczora. Same spotkania z ludźmi były czymś, co niezwykle miło wspominam, ale na dłuższą metę, przy takich wolumenach, jakie przyszło nam realizować, nie zdałoby to egzaminu. Musieliśmy wszystko usprawnić i przenieść w przestrzeń online. Małymi kroczkami budowaliśmy różne rozwiązania, które doprowadziły nas do tak kompleksowego i złożonego systemu, jaki mamy dziś.

Obie jesteście związane z Job Impulse już kilkanaście lat, czyli jeszcze na długo przed wdrożeniem portalu strefajob.pl. Czy możecie nam opowiedzieć coś więcej o tym, jak kiedyś wyglądała obsługa zleceń?

M: Doskonale pamiętam erę „przed strefą” i tę „ze strefą” – różnice były kolosalne. „Przed strefą” zamieszczałyśmy ogłoszenia na portalach – głównie lokalnych albo w gazetach, wsiadałyśmy w pociągi (dopiero później auta) i jeździłyśmy z mnóstwem papierów, by spotkać się z chętnymi do pracy ludźmi na giełdach pracy organizowanych np. w Młodzieżowych Biurach Pracy, Urzędach Pracy – jednego dnia w Wejherowie, drugiego w Olsztynie, trzeciego w Zielonej Górze. Później te tony wypełnionych dokumentów i umów przywoziłyśmy do biura, a dane wprowadzałyśmy ręcznie do systemu. Osoby lokalne z kolei przychodziły do naszych biur, stojąc po kilka godzin w kolejkach po możliwość zapoznania się z ofertami i podpisania umowy. Miesięcznie rekrutowaliśmy po kilka tysięcy osób. Jak dziś sobie o tym pomyślę, to oczywiście miało swój urok – znaliśmy się z tymi ludźmi, spotykaliśmy, rozmawialiśmy. Jednak uważam, że w dzisiejszych czasach i biznes, i ludzie, a już szczególnie młodzi reprezentanci pokolenia Z, potrzebują i oczekują zautomatyzowanych procesów. Nam też jest dzięki tym zmianom zdecydowanie łatwiej wykonywać dobrze swoją pracę.

A: Tak, różnica między tym, jak było kiedyś i tym, jak jest teraz, jest ogromna. Kilkanaście lat temu była to bardzo angażująca i odpowiedzialna praca, szczególnie dla młodych specjalistów, którzy w szeregach Job Impulse dopiero startowali. Otrzymywaliśmy grafik od klienta z terminami zleceń na nowy miesiąc, przygotowywaliśmy maile z podziałem na poszczególne miasta, tak aby wysłać je do kandydatów potencjalnie zainteresowanych pracą. Tworzyliśmy listy osób, które deklarowały dyspozycyjność, wysyłaliśmy do nich komplety dokumentów, w tym umowę, i czekaliśmy, aż je odeślą. To jednak jeszcze nie gwarantowało sukcesu. Pozostawała niepewność, czy pojawią się w pracy. 🙂 Aby zapobiec nieobecnościom, dbaliśmy o dobrą komunikację i przekazywanie kompletu najważniejszych informacji. Naszym celem było 100% realizacji zamówienia i zadowolenie ze strony naszych partnerów biznesowych, których z kolejnymi miesiącami od uruchomienia strefy przybywało.

A jakie były kamienie milowe w rozwoju portalu?

M: Takich kamieni milowych było przez te lata całkiem sporo, ponieważ właściwie każda nowa funkcjonalność, która automatyzowała jakiś proces, była dla nas kolejnym krokiem optymalizującym całą strefę i naszą pracę. Rozpoczynając od wspomnianego już wystawiania umów online, kolejnym krokiem była automatyzacja procesu zaczytywania wszystkich danych osobowych i umów zlecenia ze strefy do naszego systemu kadrowo-płacowego. Wcześniej wszystkie te dane (m.in. nr PESEL, konta bankowe – gdzie nietrudno o pomyłkę) były wprowadzane przez nas ręcznie.

A: Kolejnym ważnym i kluczowym momentem było zautomatyzowanie wysyłki powiadomień w sprawie zleceń np. z przypomnieniem o zbliżającym się dniu pracy czy też godzinie wyjazdu na zlecenie.

M: Aby to zobrazować – kiedyś rekruterzy dzień przed zleceniem ręcznie wysyłali SMS-y z telefonu z przypomnieniem (co, gdzie, na którą godzinę), a zdarzało się, że jednego dnia w całej Polsce do pracy szło nawet 500-600 osób. Wystarczyło się pomylić w jednej cyferce i ktoś już takiego SMS-a nie dostał. Dzisiaj to się wydaje takie oczywiste, kiedyś zajmowało nam to 2-3 h dziennie. Ale i tak moim zdaniem najbardziej znaczącym i dającym największą satysfakcję etapem był ten, w którym każdy chętny na zlecenie człowiek mógł się na nie sam zapisać. Bez żadnej ingerencji rekrutera, można wręcz rzec, że sam się rekrutował – istna rewolucja! Takiego narzędzia jeszcze nie było na rynku. Po tych 10 latach na strefie mamy ponad 250 tysięcy zarejestrowanych userów, jednym kliknięciem możemy się z nimi skomunikować, dać znać, że mamy nowe zlecenia. To są takie rzeczy, o których „przed strefą” nam się nawet nie śniło. No i oczywiście nie mogę nie wspomnieć o naszym najnowszym „dziecku”, długo wyczekiwanym i dopracowywanym. To aplikacja mobilna, która, mamy nadzieję, sprawi, że podejmowanie zleceń będzie jeszcze łatwiejsze i przyjemniejsze.

Kim właściwie jest użytkownik portalu strefajob.pl. Dla kogo ona jest? Kto może z niej korzystać?

M: Z jednej strony strefa jest tak naprawdę dla każdego, kto chciałby dorobić do swojego domowego budżetu. Jedynym warunkiem jest pełnoletność. Z drugiej strony strefa to także korzystne rozwiązanie dla biznesu, który potrzebuje np. sezonowo dodatkowych rąk do pracy – klient zgłasza nam zamówienie, a my zajmujemy się jego kompleksową obsługą: wystawiamy na portalu zlecenie, aktywnie je promujemy wśród obecnych i potencjalnych użytkowników, przejmujemy takie obowiązki jak zawarcie umowy zlecenia, wypłata wynagrodzenia, czy rozliczenie PIT. Dzięki temu przyspieszamy procesy u naszych klientów, odciążamy ich wewnętrzne działy i generujemy realne oszczędności.

A: Dodam jeszcze od siebie, że z perspektywy kandydata strefajob.pl jest szczególnie atrakcyjna dla studentów — mają szereg możliwości, aby dorobić na własne przyjemności, na wyjazdy, czy spotkania ze znajomymi. Mogą połączyć naukę z pracą, która nie wiąże ich na stałe z pracodawcą. Zazdroszczę tego komfortu wyboru, w czasie moich studiów niewiele było okazji do legalnej, bezpiecznej i uczciwej pracy dorywczej, szczególnie w czasie roku akademickiego i bez deklaracji dłuższej dyspozycyjności.

M: Strefa to też dobre rozwiązanie dla młodych osób, które dopiero wchodzą na rynek pracy. Pozwala zaznajomić się z różnymi pracami, sprawdzić się za każdym razem w innym zadaniu, rozwinąć umiejętności i zdobyć pierwsze wpisy w CV. Strefa oferuje zlecenia na kilka godzin, dni lub tygodni, w ciągu dnia lub w nocy, na magazynie, w sklepie, czy podczas eventu. To od użytkownika zależy, gdzie i kiedy chce pracować.

Co jest wyjątkowego, unikalnego w strefie? Czym się wyróżnia?

M: Nie jesteśmy jedynie portalem z ogłoszeniami o pracę, gdzie aplikujesz i czekasz na odpowiedź od pracodawcy. Poszliśmy dalej, dając możliwość natychmiastowego zapisania się na wybraną ofertę bez wychodzenia z domu i rozmów kwalifikacyjnych. Nazywamy to błyskawicznymi zleceniami. Jako kandydat wchodzę na strefę, przeglądam zlecenia i jeśli jestem którymś zainteresowany, po prostu się na nie zapisuję, podpisując elektronicznie umowę zlecenia – wszystko dzieje się w kilka minut. Zatem można zatrudnić się nawet w weekend, kiedy nasze biura są zamknięte, a rekruterzy odpoczywają. 🙂 I to jest nasz wyróżnik – podejmij pracę tu i teraz, na nic nie czekaj.

A: Dzięki temu strefa daje możliwość zaplanowania sobie czasu wolnego i wykorzystania go w celach zarobkowych nawet z dnia na dzień. Ogólnopolski zasięg strefy umożliwia podjęcie zlecenia w każdym mieście w naszym kraju, bez ograniczania się do swojej miejscowości. Zapisu na zlecenia można dokonać o dowolnej godzinie i zupełnie zdalnie. Każdego roku zwiększa się różnorodność prac do wykonania, dając kandydatom możliwość nabywania nowych doświadczeń oraz znajdowania czegoś dla siebie. Dodatkowo strefa każdego roku mocno ewoluuje, dopasowując się do potrzeb naszych kandydatów, klientów i pracowników obsługujących zlecenia.

W jakim kierunku idzie strefajob.pl? Jak chce się rozwijać?

M: Pomysłów nam nie brakuje, musimy tylko rozsądnie je selekcjonować, priorytetyzować i zestawiać z realnymi potrzebami, które z kolei dynamicznie się zmieniają. Na pewno chcielibyśmy jeszcze bardziej wesprzeć biznes w poszukiwaniu odpowiednich kandydatów, ale i permanentnie powiększać ilość i różnorodność zleceń oferowanych na strefie. Niedawno oddaliśmy w ręce naszych zleceniobiorców aplikację mobilną, teraz przymierzamy się do szybkich, wręcz natychmiastowych wypłat za wykonane zlecenie.

Czy w tej kilkunastoletniej historii obsługi zleceń, w tym 10-letniej historii portalu strefajob.pl coś szczególnego utkwiło Wam w pamięci?

A: Pamiętam swoich pierwszych zrekrutowanych audytorów inwentaryzacji, którym jeszcze w biurze, na papierze, przeprowadzałam testy na umiejętność liczenia. Czasem trzeba było podpowiedzieć rozwiązanie, dużo przy tym było śmiechu, a ci, którym dało się „drugą szansę” w teście, najczęściej stawali się najbardziej lojalnymi zleceniobiorcami. Miałam w Katowicach dwóch panów – studentów – którzy regularnie odwiedzali biuro i pytali, czy pojawiły się nowe zlecenia. Zawsze eleganccy i z dużą kulturą osobistą. Wydawałoby się, że to tylko krótkie zlecenia, ale oni traktowali je bardzo poważnie, tak jak powinno traktować się zobowiązania zawodowe. Z kolei jeden z moich ówczesnych audytorów z Krakowa zdradził mi kiedyś, że liczący są już tak ze sobą zżyci, że jeżdżą na inwentury w celach towarzyskich, tworzą się nawet pary… 🙂 Pewnego roku w sporym markecie w Chorzowie inwentaryzacja wypadała 14 lutego – dla rekruterów to trudny dzień, bo młodzi szykują się wtedy na wyjścia do kina ze swoimi połówkami, a nie do pracy. Na szczęście moja śląska grupa nie zawiodła i postanowiła uczcić Walentynki razem. Zrobili sobie ciasto, wsiedli do autokaru i przyjechali na zlecenie. Połączyli przyjemne z pożytecznym. Takie momenty cieszyły najbardziej. Z drugiej strony były również trudne chwile. Jedną z nich pamiętam dokładnie. Zarządzałam już strukturą specjalistów i koordynatorów, którzy obsługiwali klientów na strefie. Kilka miesięcy po tym, jak przyzwyczailiśmy się do wystawiania umów online, nadszedł moment wdrożenia kolejnych dużych zmian na naszej platformie. Ich skala przerosła system, pojawiły się błędy, a nad moim zespołem zawisła groźba wystawiania setek umów ręcznie. Na szczęście pełna mobilizacja i stałe dążenie do utrzymania wysokiego standardu świadczonych usług sprawiły, że wszystko zakończyło się pozytywnie.

M: Tak, ja również doskonale pamiętam takie ekipy u nas w Bydgoszczy, które nie raz, nie dwa po prostu pakowały się do autobusu i jechały, gdzie akurat była potrzeba – tak byliśmy w pewnym sensie zżyci i tak nam wszystkim zależało na tym, by praca została wykonana. Pamiętam, że kiedyś kierowca autokaru jadącego z Bydgoszczy pomylił Stargard ze Starogardem i oczywiście 50 osób zameldowało się nie w tym mieście. Mam też mnóstwo wspomnień z wyjazdów z naszymi zleceniobiorcami (ja jako opiekun) takich kilkudniowych z noclegiem, gdzie w 40-50 osób przeprowadzaliśmy inwentaryzacje każdego dnia w innym mieście. Zdarzało się, że i ja chwytałam za skaner i po prostu liczyłam do rana towar z naszymi ludźmi. To też pozwoliło mi bardzo dokładnie poznać specyfikę tej pracy i łatwiej było mi rekrutować i wdrażać nowe osoby w ten rodzaj zleceń. Tych słabszych momentów czy nietrafionych decyzji też było kilka (nie myli się tylko ten, kto nic nie robi), ale zawsze wyciągaliśmy z nich wnioski i naukę na przyszłość.

Jak wyglądała Twoja droga zawodowa w Job Impulse?

M: W Job Impulse jestem już prawie 14 lat. Zaczynałam od praktyk w bydgoskim biurze, na których sprawdziłam się w rekrutacji na inwentaryzacje i zaproponowano mi dłuższą współpracę. Od początku jestem zatem w obszarze zleceń. Takiego rozwoju i zmian nie mogłam sobie 14 lat temu nawet wyobrazić… Od rekrutacji, przez uczestnictwo w tworzeniu, po zarządzanie tak dużym systemem, jakim jest obecnie strefa. Niesamowita przygoda, ogrom nowych doświadczeń, kompetencji i wiedzy zdobywanej zarówno od innych, jak i przez samorozwój. Taka jest moja historia – od rekrutera po project managera.

A: Ja również zaczynałam jako praktykantka, rekrutując zleceniobiorców głównie na inwentaryzacje, ale w katowickim oddziale Job Impulse. Najważniejszym zadaniem były rozmowy telefoniczne z kandydatami z portali ogłoszeniowych, przekazywanie im szczegółów zleceń, zawieranie umów i rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zatrudnieniem. Po miesiącu stałam się pełnoprawną konsultantką, a po ponad dwóch latach od rozpoczęcia kariery, już po uruchomieniu strefy, otrzymałam propozycję objęcia stanowiska Koordynatora Projektu. To był szalenie ważny moment, poczucie docenienia i nowy kierunek rozwoju. Miałam możliwość budowania zespołu, nauki zarządzania ludźmi w praktyce, współtworzenia i decydowania o kierunku rozwoju narzędzia strefajob.pl. Pracowałam zawsze z ludźmi równie mocno zorientowanymi na cel oraz na rozwój. Taki stan dawał poczucie komfortu i zadowolenia z pracy. Potem przyszedł czas na jeszcze jedno poważne wyzwanie – objęcie stanowiska kierowniczego i przejęcie pełnej odpowiedzialności za zespoły (już 3, a nie 1), za wszystkie rekrutacje oraz za współpracę z klientami. Kolejne lata to ponownie pasmo sukcesów, jak również potknięć i wyzwań, z którymi należało się mierzyć. Obecnie już od dłuższego czasu odpowiadam za spotkania z nowymi partnerami biznesowymi, negocjowanie umów handlowych i reprezentowanie naszego autorskiego narzędzia strefajob.pl na zewnątrz. Czuję się w tym dobrze ze względu na znajomość strefy od podszewki oraz niezawodność zespołu, który stoi za każdą rekrutacją. Cały czas jednak z łezką w oku wspominam swoje strefowe początki jako rekrutera. 😉  

I na zakończenie, czego życzycie sobie i strefie na kolejne 10 lat?

M: Cieszę się, że od samego początku dane mi było aktywnie uczestniczyć w życiu strefy, więc sobie życzę, by trwało to jak najdłużej. Zawsze traktowałam strefę jak moje trzecie (choć pierwsze i najstarsze) dziecko. 🙂 A strefie i wszystkim jej użytkownikom życzę, by korzystanie z tego narzędzia umożliwiało w wygodny, przyjemny, szybki, legalny i uczciwy sposób realizację celów tj. biznesowi dostarczanie odpowiednich pracowników, a kandydatom zarabianie pieniędzy.

A: Ja życzę sobie i strefie kolejnych wyzwań, bo one nauczyły nas najwięcej. Nowych kontaktów biznesowych, które pozwolą zwiększyć liczbę zleceń dla kandydatów oraz aby nasza strefa rozwijała się i dopasowywała do zleceniobiorców oraz klientów.