Wliczanie umów zlecenia do stażu pracy od 2026 roku – co zmienia się dla pracodawców?

Zmiana w postaci wliczania umów zlecenia (i innych form zatrudnienia) do stażu pracy może przynieść korzyści nawet 3 milionom pracowników. To oznacza, że nowe przepisy wpłyną także na ich pracodawców. Co musisz wiedzieć, by dobrze przygotować się do zmian? Zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze informacje!

Wliczanie umów zlecenia do stażu pracy – najważniejsze założenia

Ustawa, której projekt powstał w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ma wyrównać sytuację prawa pracowników (osób zatrudnionych na umowy o pracę) i zleceniobiorców (osób pracujących na umowach zlecenia).

Oto najważniejsze założenia nowych przepisów:

• Do stażu pracy nie będzie już liczył się tylko czas przepracowany na umowie o pracę. Wliczać będzie się także: umowy zlecenia, umowy agencyjne, samozatrudnienie w ramach JDG, członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych. Szczegółową listę znajdziesz tutaj: https://www.gov.pl/web/rodzina/dobra-wiadomosc-zlecenie-i-samozatrudnienie-od-2026-roku-wlicza-sie-do-stazu-pracy
• Umowy o dzieło (jako nieoskładkowane) nadal nie będą wliczane do stażu pracy.
• Zmiany nie wpływają na staż pracy potrzebny do wypracowania emerytury czy zasiłku macierzyńskiego – tu nadal liczy się okres, w którym opłacano składki ZUS.
• Zmiany obowiązują od 1 stycznia 2026 (dla sektora publicznego) lub od 1 maja 2026 (dla pozostałych podmiotów).
• Pracownicy mogą potwierdzić zatrudnienie na umowie zlecenia za pomocą: zaświadczenia z ZUS, kopii umów lub rachunków, zaświadczenia od zleceniodawcy, ewentualnie przelewów bankowych. Decyzja o zaliczeniu danego okresu do stażu pracy należy do pracodawcy.

Zatrudniasz na umowy o pracę? Sprawdź ważne zmiany dla pracodawców

Po zmianach w przepisach niektórzy z Twoich pracowników mogą mieć dłuższy staż pracy niż dotychczas. To może wpłynąć na niektóre kwestie kadrowo-płacowe:

• Wymiar urlopu: gdy staż okaże się dłuższy, pracownikowi będzie przysługiwać 26 zamiast 20 płatnych dni w roku (od 1 stycznia lub 1 maja 2026 r.).
• Okres wypowiedzenia: może się wydłużyć, jeśli pracownik najpierw miał podpisaną z Tobą umowę zlecenia, a potem umowę o pracę. Przy jego naliczaniu bierze się bowiem pod uwagę czas zatrudnienia u tego samego pracodawcy – po zmianach również na umowie zlecenia.
• Wysokość dodatku stażowego czy termin wypłaty nagrody jubileuszowej – jeśli takie świadczenia są uwzględnione w firmowym regulaminie.

Jak przygotować się do zmian w przepisach o stażu pracy?

• Sprawdź, od kiedy obowiązuje ustawa w Twoim przypadku: dla podmiotów publicznych jest to 1 stycznia 2026 r., dla podmiotów z sektora prywatnego 1 maja 2026.
• Przygotuj dział kadr: poinformuj o dodatkowych obowiązkach i czasie na wdrożenie zmian.
• Uświadom pracowników: poinformuj o nowych zasadach naliczania stażu pracy. Poproś o dostarczenie zaświadczeń i innych dokumentów z odpowiednim wyprzedzeniem.
• Przelicz staż pracy w uzasadnionych przypadkach – gdy pracownik dostarczył Ci potwierdzenia pracy na umowach zlecenia lub w innych formach.
• Uwzględnij zmieniony staż pracy przy naliczaniu urlopów, dodatków stażowych czy okresów wypowiedzenia. Wszystkie te zmiany powinny się znaleźć w systemie, z którego korzysta dział kadr.

Zmiany w przepisach a sytuacja zleceniodawców zatrudniających na umowy zlecenia

Nowe zasady dotyczą przede wszystkim Twoich zleceniobiorców, a nie Ciebie jako zleceniodawcy. Pamiętaj jednak, że teraz jeszcze ważniejsze będzie prawidłowe dokumentowanie pracy na umowach zlecenia – bo takie dokumenty będą podstawą naliczania stażu pracy.

W związku ze zmianami w przepisach możesz się spodziewać, że:

• Twoi zleceniobiorcy będą oczekiwać starannego prowadzenia dokumentacji: prawidłowego wpisywania dat w umowach czy rachunkach. Pamiętaj też o przechowywaniu dokumentów z wcześniejszych umów zlecenia.
• Osoby, które wykonywały dla Ciebie zlecenia, mogą zwrócić się o zaświadczenie o pracy. Może być im potrzebne, gdy ZUS nie jest w stanie udokumentować ich stażu pracy.

Co w sytuacji, gdy współpracujesz z agencją pracy tymczasowej?

W takim przypadku formalności po Twojej stronie są ograniczone do minimum. Standardowo to agencja pracy tymczasowej odpowiada za rozliczanie i ewidencjonowanie czasu pracy czy przechowywanie akt osobowych. W razie potrzeby może udostępnić pracownikom odpowiednie dokumenty potwierdzające pracę na umowie zlecenia.

Kto odpowiada za udokumentowanie stażu pracy?

Ten obowiązek spoczywa na pracownikach. Podstawowym dokumentem potwierdzającym staż pracy na umowie zlecenia będzie zaświadczenie z ZUS. Jeśli urząd nie jest w stanie zweryfikować stażu (bo np. zlecenie było wykonywane dawno), pracownik może przedstawić inne dowody, np.:

• kopię umowy z datami obowiązywania;
• kopię rachunków do umów zlecenia;
• potwierdzenia przelewów;
• zaświadczenie od zleceniodawcy.

Pamiętaj, że to Ty, jako pracodawca, ostatecznie decydujesz, czy wliczyć dany okres do stażu pracy. Przy dostarczaniu dokumentacji obowiązują też terminy: pracownik ma 24 miesiące (od 1 stycznia lub 1 maja 2026 r.) na udowodnienie, że pracował na umowie zlecenia. Po przekroczeniu tego czasu praca może nie być wliczona do stażu pracy.