Umowy elektroniczne – strefajob pionierem digitalizacji zleceń!

Uruchomiona w 2012 roku platforma strefajob.pl ma za zadanie usprawniać rekrutację zleceniobiorców i – dzięki autorskim rozwiązaniom IT – zautomatyzować oraz skrócić proces zarządzania dokumentacją. To innowacyjne narzędzie przeszło szereg zmian i udoskonaleń, aby szybko pozyskiwać kandydatów na projekty krótkoterminowe – tzw. błyskawiczne zlecenia – oraz zautomatyzować procesy kadrowo-płacowe. Digitalizacja dokumentacji to ogromna oszczędność czasu i zasobów dla każdej firmy korzystającej z umów zlecenia.

Od stycznia 2019 pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą i dotyczącą umów cywilno-prawnych w formie elektronicznej. To usprawniło opracowywanie akt i skróciło czas odnajdywania dokumentów, co oznacza skuteczniejszą obsługę kadrową i niższe koszty. Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej jest całkowicie zgodne z prawem. W takiej formie można archiwizować księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych oraz inwentaryzacyjnych, sprawozdania finansowe i listy płac.

Strefajob.pl uruchomiła usługę outsourcingu procesów kadrowo-płacowych

Dzięki autorskim rozwiązaniom IT pracownicy serwisu są w stanie pomóc w obsłudze zleceniobiorców, przejmując procesy payroll i automatyzując zatrudnienie. Przykładowy klient – bank – cyklicznie korzysta z dużej liczby zleceniobiorców do wykonania prostych prac biurowych. W starym modelu, podpisanie umowy zlecenia wymagało przygotowania całego pliku dokumentów – kwestionariusza osobowego, oświadczenia potrzebnego do zgłoszenia do ZUS, zgody na przelew wynagrodzenia itp. To już przeszłość! Wszystkie te czynności może teraz przejąć strefajob.pl. Zleceniobiorcy wypełniają drogą elektroniczną oświadczenia o zgodności danych celem zgłoszenia ich do ubezpieczenia społecznego oraz podpisują umowę. W ten sposób klient zamiast stosów papierów otrzymuje pliki z danymi, a wielogodzinne tworzenie dokumentów zleceniobiorców przestaje być obciążeniem dla jego działu kadr. Klient zleca proces, dokumentacją zajmuje się serwis strefajob.pl, a pracodawcą staje się spółka prowadząca, czyli Job Impulse Polska. Przekazywanie danych osobowych jest uregulowane prawnie odrębnymi umowami pomiędzy klientem a serwisem.

Korzyści ze współpracy ze strefajob.pl:

• oszczędność czasu – nie ma potrzeby organizowania spotkań ze zleceniobiorcami w celu wypełnienia kompletu dokumentów. Samo przygotowanie formularzy trwa znacznie krócej, a strefajob.pl daje do nich dostęp 24 godziny 7 dni w tygodniu,
• obniżają się koszty zatrudnienia personelu po stronie klienta,
• wszystkie formalności są załatwiane online, bez kontaktu osobistego, co w dobie pandemii nabrało szczególnego znaczenia,
• dane osobowe są zabezpieczone w archiwum platformy, obowiązują najwyższe standardy przechowywania i przetwarzania danych osobowych, wdrożone zostały optymalne zabezpieczenia przed wirusami, ochrona haseł przed postronnymi osobami, a także zautomatyzowane tworzenie kopii zapasowych,
• wprowadzanie danych przez zleceniobiorców jest łatwe, a ryzyko popełnienia błędu – minimalne,
• raz wprowadzone dane są automatycznie przenoszone do wielu dokumentów,
• w użyciu są elektroniczne formularze, zamiast ton kartek przechowywanych w segregatorach, ogranicza to zużycie papieru, tonerów i kosztów eksploatacji drukarek,
• ponowne zatrudnienie tych samych osób zajmuje kilka sekund,
• obieg dokumentów jest zintegrowany z innymi systemami działającymi wewnątrz firmy, np. systemem kadrowo-płacowym.

Elektroniczny obieg dokumentów w strefajob.pl obejmuje:

• kwestionariusz osobowy, oświadczenie potrzebne do zgłoszenia do ZUS,
• umowę zlecenia
• system oceny zleceniobiorców,
• ewidencję przepracowanych godzin oraz premii za jakość, frekwencję czy też tempo pracy,

Kto może skorzystać na digitalizacji dokumentacji umów zleceń:

• banki,
• firmy ubezpieczeniowe,
• branża BPO,
• branża call centers,
• firmy badawcze,

… jednym słowem, każdy podmiot, w którym co roku zawierana jest duża liczba umów zleceń na krótkookresowe prace.